Zgodnie z § 11 ust. 5 umowy na dofinansowanie projektu objętego grantem Grantobiorca jest zobowiązany do systematycznego monitorowania przebiegu realizacji projektu objętego grantem i składania, nie rzadziej niż raz na kwartał, wniosku sprawozdawczego.

Określenie okresu sprawozdawczego pozostaje w gestii stron, które łączy stosunek cywilnoprawny. Nie rzadziej niż raz na kwartał oznacza umownie zdefiniowany powtarzalny przedział czasowy, w okresie którego Grantobiorca ma obowiązek sprawozdawczy, który nie może być dłuższy niż 3 kolejne miesiące.

Ze względu na specyfikę danego projektu dopuszcza się złożenie wniosku sprawozdawczego za niepełny okres sprawozdawczy (krótszy niż 3 miesiące). Bieg kolejnego okresu sprawozdawczego rozpoczyna się dnia następującego po dniu, do którego złożono sprawozdanie.